Zeiterfassung ist Pflicht: Gesetz, Urteile und was Arbeitgeber jetzt umsetzen müssen

Das Arbeitszeitgesetz kannte lange nur eine begrenzte Aufzeichnungspflicht: Nach § 16 ArbZG mussten Arbeitgeber lediglich die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit (Mehrarbeit) sowie Sonn- und Feiertagsarbeit dokumentieren – nicht die reguläre Arbeitszeit. Diese Lücke haben zwei Gerichtsentscheidungen geschlossen.

Der Europäische Gerichtshof entschied auf Vorlage aus Spanien: Die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein „objektives, verlässliches und zugängliches“ System einzurichten, mit dem die gesamte tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen werden kann. Begründung: Ohne vollständige Erfassung lassen sich Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten – Kernstücke des europäischen Arbeitsschutzes – praktisch nicht kontrollieren. Die drei Kriterien objektiv, verlässlich, zugänglich sind seither der Maßstab für jedes Erfassungssystem.

Das Bundesarbeitsgericht übersetzte das EuGH-Urteil für Deutschland – und zwar überraschend deutlich: Die Pflicht zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit besteht bereits jetzt, abgeleitet aus § 3 Abs. 2 Arbeitsschutzgesetz. Sie gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von Größe und Branche, und wartet nicht auf eine Gesetzesänderung. Wer heute gar nicht erfasst, verstößt gegen geltendes Recht – nicht gegen kommendes. Auch Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig, verlangt aber Dokumentation.

Der Gesetzgeber arbeitet an einer Reform des Arbeitszeitgesetzes, die die Rechtsprechung kodifizieren soll. Die Eckpunkte des Referentenentwurfs: elektronische Erfassung als Grundsatz, gestaffelte Übergangsfristen nach Unternehmensgröße, Erleichterungen für Kleinstbetriebe bei der Form (nicht bei der Pflicht) sowie die Diskussion um eine wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit. Der Stand des Gesetzgebungsverfahrens ändert sich – wir halten diese Einordnung fortlaufend aktuell.

Bußgelder bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz, Beanstandungen durch Arbeitsschutzbehörden – und, oft unterschätzt, Beweisnachteile vor dem Arbeitsgericht: Bei Überstundenklagen wiegt die fehlende Dokumentation schwer, im Zweifel zugunsten der klagenden Beschäftigten. Eine saubere Erfassung schützt beide Seiten.