KI-Workflows: Automatisierung, die auch unstrukturierte Daten versteht
Eingangsrechnung auslesen, prüfen, vorkontieren, an DATEV übergeben: KI-Workflows übernehmen wiederkehrende Aufgaben, die bisher menschliches Urteil brauchten. Wir bauen sie im Microsoft-Stack – DSGVO-konform und inklusive Betrieb.
Microsoft-Partner &
Office-365-Experten4,9Google-Bewertungen (27)ISO/IEC 27001-
zertifiziertMicrosoft-Partner &
Office-365-Experten4,9Google-Bewertungen (27)ISO/IEC 27001-
zertifiziertMicrosoft-Partner &
Office-365-Experten4,9Google-Bewertungen (27)ISO/IEC 27001-
zertifiziertMicrosoft-Partner &
Office-365-ExpertenRegelbasiert
Schnell, aber blind für Inhalte
Klassische, regelbasierte Automatisierung folgt festen Wenn-dann-Regeln – „wenn Feld X leer, sende Erinnerung“, „wenn Betrag > 500 €, hole zweite Freigabe“. Sie ist schnell, billig und zuverlässig, scheitert aber an allem Unstrukturierten: an frei formulierten E-Mails, gescannten Belegen, Gesprächsnotizen.
KI-Workflow
Verstehen und entscheiden
Ein KI-Workflow setzt genau dort an: Ein Sprachmodell liest den Inhalt, versteht ihn und trifft eine Zuordnungs- oder Extraktionsentscheidung – die dann wieder regelbasiert weiterverarbeitet wird. Am stärksten ist die Kombination: KI für das Verstehen, Regeln für das Verlässliche. Reine KI-Ketten ohne Regel-Gerüst sind schwer kontrollierbar – reine Regelwerke bleiben blind für Inhalte.
Use Cases
Was sich im Mittelstand konkret automatisieren lässt
Rechnungen kommen als PDF per Mail, die KI extrahiert Lieferant, Beträge, Positionen und Steuersätze, schlägt die Vorkontierung vor und übergibt an die Freigabe – am Ende steht der Buchungssatz in DATEV. Der Klassiker mit dem schnellsten Return.
Eingehende Anfragen werden nach Thema und Dringlichkeit klassifiziert, dem richtigen Bearbeiter zugewiesen und mit einem Antwortentwurf versehen. Das Team beginnt beim Prüfen statt beim Sortieren.
Aus einer Kundenanfrage extrahiert die KI die angefragten Positionen, gleicht sie mit Artikeln und Preisen im ERP ab und erstellt den Angebotsentwurf – der Vertrieb prüft und versendet, statt zu suchen und zu kopieren.
Verträge, Lieferscheine, Zertifikate: Die KI erkennt den Dokumenttyp, extrahiert Metadaten (Partner, Datum, Laufzeit) und legt das Dokument im DMS oder in SharePoint strukturiert ab – inklusive Fristenerinnerung.
Werkzeuge
Microsoft-Stack statt neuer US-SaaS-Verträge
Der Markt drängt auf Workflow-Plattformen mit eigenem Abo, eigenem Datenraum und eigenem Auftragsverarbeitungsvertrag. Unser Ansatz ist nüchterner: Die meisten KMU-Workflows lassen sich im Microsoft-Stack bauen, den Sie bereits lizenzieren – Power Automate für die Abläufe und System-Verbindungen, Copilot Studio für KI-Assistenten und Sprachverständnis, dazu Schnittstellen zu ERP, DATEV und Fachanwendungen. Vorteile: Ihre Daten bleiben in der bestehenden, DSGVO-konform konfigurierten Microsoft-365-Umgebung, Berechtigungen greifen automatisch, und es entsteht kein weiterer Vertrags- und Datenschutz-Prüfaufwand. Spezial-Tools ergänzen wir nur, wo der Stack tatsächlich endet.
Umsetzung
In 4 Schritten produktiv
- 1Prozess-Auswahl
Wir identifizieren den Workflow mit dem besten Verhältnis aus Häufigkeit, Zeitersparnis und Machbarkeit – und definieren messbare Erfolgskriterien.
- 2Bau & Anbindung
Workflow-Logik in Power Automate/Copilot Studio, Schnittstellen zu den beteiligten Systemen, Fehlerbehandlung und Eskalationswege (was passiert, wenn die KI unsicher ist? → Mensch entscheidet).
- 3Pilot & Feinschliff
Testlauf mit echten Daten und kleiner Nutzergruppe; Korrekturen fließen in die Logik zurück.
- 4Betrieb
Monitoring, Anpassung bei System-Updates, Nutzerbetreuung – dauerhaft durch uns, abgerechnet je angefangene 15 Minuten.
DSGVO & EU AI Act
Automatisierung mit Architektur
KI-Workflows verarbeiten oft personenbezogene Daten – Absender, Kundendaten, Rechnungsinformationen. Datenschutzkonform wird das durch Architektur statt Versprechen: Verarbeitung in Ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung, klare Berechtigungen (der Workflow sieht nur, was er braucht), Datensparsamkeit und dokumentierte Datenflüsse. Der EU AI Act verlangt für typische Büro-Automatisierung vor allem Transparenz und menschliche Kontrolle an den richtigen Stellen – beides bauen wir von Anfang an ein: Unsichere Entscheidungen gehen an einen Menschen, jede automatische Aktion ist nachvollziehbar protokolliert. Als ISO-27001-zertifizierter IT-Dienstleister dokumentieren wir das prüffest.
**Abgrenzung:** Diese Seite beschreibt die Automatisierungslösungen – was in Ihren Abläufen automatisch passieren soll. Die technische Systemanbindung darunter (APIs, ERP-/DATEV-Schnittstellen, Datenflüsse) beschreibt unsere Seite Prozessautomatisierung & Schnittstellenentwicklung. Verbundene Systeme sind die Voraussetzung – KI-Workflows setzen darauf auf.
Sprechen Sie mit unseren Experten.
Wir beraten Sie persönlich – vor Ort in Hamburg und Schleswig-Holstein oder per Fernwartung.
Kundenstimmen
Echte
Erfolgsgeschichten.
Wir helfen mittelständischen Unternehmen, Organisationen, Kanzleien und Praxen bei der Digitalisierung und schützen ihre IT vor Ausfallzeiten. Unsere Kunden bewerten uns auf Google mit 4,9 von 5 Sternen aus 27 Rezensionen.
Endlich ein IT-Partner, bei dem wir persönliche Ansprechpartner haben – und keine anonyme Hotline. Reaktionszeit stimmt, Kommunikation ist auf den Punkt.
Die Migration in die Cloud lief geräuschlos. Wir konnten am nächsten Morgen einfach weiterarbeiten – so muss IT-Beratung sein.
Wir haben mit ITS zum ersten Mal das Gefühl, dass jemand unser Geschäft wirklich versteht – nicht nur unsere Server.
Standorte in Hamburg und Schleswig-Holstein
Zwei Häfen.
Ein Team.
Wir können zwar auch Fernwartung, aber wenn Hilfe vor Ort nötig ist, sind wir genau da, wo Sie sind – und zwar schnell. Erreichbar, wenn andere Mittagspause machen: durchgehend Mo–Fr von 8:30 bis 18:00 Uhr.
Hansestadt Hamburg
Schleswig-Holstein
Hamburg und Schleswig sind keine zwei Firmen mit gemeinsamem Logo. Es ist ein Team, das an zwei Orten sitzt – mit demselben Ticketsystem, denselben Werkzeugen und derselben Erreichbarkeit.
Der Unterschied zu vielen Systemhäusern in der Region liegt in der Bauweise: Wer sein Geschäftsmodell allein auf Cloud-Marge aufbaut, kann Ihnen keine Infrastruktur bauen, die auch ohne Hyperscaler läuft. Wir können beides – und sagen Ihnen offen, wann welcher Weg der richtige für Sie ist.
Unsere eigene Sicherheit lassen wir prüfen: Unser Managementsystem für Informationssicherheit ist nach DIN EN ISO/IEC 27001:2024 auditiert – ohne Abweichungen über alle zehn Normkapitel.
Alle Zertifizierungen & Partner- Virtualisierung ohne LizenzsprungProxmox im Eigenbetrieb – lange vor der VMware-Preiserhöhung.
- Netzwerke, die man trennen kannSegmentierung mit VLANs statt flacher Netze.
- Telefonie im eigenen HausAGFEO-Fachhandel seit 1999, dazu Cloud-Telefonie, wenn sie passt.
- Zwei-Faktor mit deutscher HardwareReiner SCT für belastbare Authentifizierung.
- Automatisierung im eigenen NetzSelbst gehostet, ohne Fremd-SaaS im Datenweg.
Wissenswertes
Häufige
Fragen.
Weiterführende Leistungen
Passend zum Thema.
Reden wir
Klartext.
Ein Anruf, eine Mail, ein Formular – suchen Sie sich aus, wie Sie uns erreichen. Wir melden uns innerhalb eines Arbeitstages.