IT-Dienstleister wechseln: So gelingt der Umstieg ohne Ausfall

Ein einzelner schlechter Tag ist kein Wechselgrund – ein Muster schon. Kommt Ihnen davon mehreres bekannt vor, sollten Sie handeln:

• Lange Reaktionszeiten: Tickets bleiben tagelang offen, Rückrufe kommen nicht.
• Wiederkehrende Probleme: Dieselbe Störung taucht immer wieder auf – Symptome werden behandelt, Ursachen nicht.
• Keine Vor-Ort-Termine: Alles läuft übers Ticketsystem, niemand kennt Ihre Räume, Ihre Menschen, Ihre Abläufe.
• Intransparente Abrechnung: Pauschalen ohne Leistungsnachweis oder Rechnungen, die niemand nachvollziehen kann.
• Fehlende Spezialisierung: Ihr Dienstleister kennt Ihre Branchensoftware nicht – etwa DATEV in Kanzleien oder Praxis-IT im Gesundheitswesen.
• Der Dienstleister wächst nicht mit: neue Standorte, Cloud, Compliance-Anforderungen – und keine Antworten.

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   Erstgespräch

   Wir klären Ihre Situation, Schmerzpunkte und Ziele – vertraulich, auch während Ihr alter Vertrag noch läuft.

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   Bestandsaufnahme und Dokumentation

   Wir erfassen Systeme, Zugänge, Lizenzen und Verträge. Fehlt Dokumentation, erstellen wir sie neu – das ist häufiger der Fall, als man denkt.

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   Parallelbetrieb

   Wir übernehmen schrittweise, während der Altdienstleister noch verantwortlich ist – kein Stichtag, an dem alles auf einmal umkippt.

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   Schrittweise Übernahme

   Monitoring, Wartung und Support wandern geordnet zu uns; kritische Systeme zuletzt und mit Rückfalloption.

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   Altzugänge schließen

   Zum Stichtag werden alle Zugänge des bisherigen Dienstleisters dokumentiert entzogen und Passwörter erneuert – ein oft vergessener Sicherheitsschritt.

• IT-Dokumentation (Netzpläne, Systemübersicht, Konfigurationen).
• Admin-Zugänge und Passwörter für Server, Firewall, Router, Cloud-Dienste.
• Lizenzübersichten (Microsoft 365, Fachanwendungen, Sicherheitssoftware).
• Domain- und DNS-Zugänge (Registrar, Nameserver, Zertifikate).
• Backup-Informationen: Was wird wie oft wohin gesichert, wo liegen die Schlüssel?
• Laufende Verträge: Internet, Telefonie, Wartung, Hosting – mit Laufzeiten.
• Keine Sorge, falls Unterlagen fehlen: Die Herausgabe der Zugänge können Sie als Eigentümer der Systeme verlangen, und Lücken schließen wir im Zuge der Bestandsaufnahme.