DATEV Digitale Personalakte: Personalwirtschaft digitalisieren

Unterlagen werden gesucht statt genutzt, Fristen geraten aus dem Blick, und bei der Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei wandern Kopien hin und her. Gleichzeitig verlangt die DSGVO einen kontrollierten Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten – wer darf was sehen, wie lange wird was aufbewahrt?

Hinzu kommt ein Produktwechsel bei DATEV selbst: Die bisherige Funktion „Digitale Personalakte“ wurde zum 30.06.2025 eingestellt, Nachfolger ist DATEV Personal. Unternehmen, die die Alt-Lösung noch im Einsatz haben, sollten die Umstellung jetzt angehen.

Eine digitale Personalakte ist die elektronische, strukturierte Ablage aller Dokumente zum Arbeitsverhältnis – je Mitarbeiterin und Mitarbeiter, mit geregelten Zugriffsrechten und Aufbewahrungsfristen. Hinein gehören unter anderem: Arbeitsverträge und Vertragsänderungen, Zeugnisse und Qualifikationsnachweise, Bescheinigungen, Lohn- und Gehaltsunterlagen, Vereinbarungen zur betrieblichen Altersvorsorge sowie weitere personalrelevante Nachweise. Statt in Ordnern zu suchen, finden berechtigte Personen jedes Dokument in Sekunden.

Wichtig für Bestandsnutzer: DATEV hat die bisherige Funktion „Digitale Personalakte“ zum 30.06.2025 eingestellt. Nachfolger ist DATEV Personal mit der DATEV Personalakte – einer moderneren, cloudbasierten Lösung. Bestehende Aktenbestände lassen sich mit einem Umstellungsassistenten übertragen. Wir prüfen Ihre bestehende DATEV-Umgebung, planen die Umstellung und führen sie kontrolliert durch – damit keine Dokumente verloren gehen.

Personalunterlagen gehören zu den sensibelsten Daten im Unternehmen. Die DATEV Personalakte legt sie im DATEV-Rechenzentrum in Deutschland ab; Zugriffe lassen sich rollenbasiert auf berechtigte Personen und einzelne Dokumentkategorien beschränken. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen werden systemseitig unterstützt. Wir richten das Berechtigungskonzept gemeinsam mit Ihnen ein – so ist die Akte nicht nur digital, sondern auch datenschutzkonform.

Mit den Personalkennzahlen überblicken Unternehmen den Personalbestand und die relevanten personalbezogenen Entwicklungen – und erhalten eine Basis, um Maßnahmen im Personalbereich auf Effektivität und Effizienz zu prüfen. Besondere Vorteile haben Anwender von DATEV LODAS comfort oder Lohn und Gehalt comfort: Sie nutzen kostenfrei das Datenanalyse-System Personalwirtschaft mit aussagekräftigen Statistiken – individuelle Auswertungen sind ebenfalls möglich.

Der größte Effekt zeigt sich nicht am ersten Tag, sondern im Alltag danach. Suchzeiten entfallen, Fristen werden systemseitig überwacht statt im Kalender gepflegt, und die Lohnabrechnung mit der Steuerkanzlei kommt ohne Belegkopien aus. Erfahrungsgemäß entscheidend sind zwei Punkte: ein sauberes Berechtigungskonzept von Anfang an – nachträgliche Korrekturen sind aufwendig – und eine konsequente Dokumentenstruktur, damit die Akte nicht zum digitalen Schuhkarton wird. Gerade kleine Teams profitieren überproportional, weil dort Personalarbeit meist nebenbei erledigt wird.